Różne rodzaje faktur i dokumentów handlowych w abcFaktury Online

Obsługa sprzedaży wiąże się z wystawianiem dokumentów handlowych - faktur, rachunków, paragonów fiskalnych, e-paragonów, korekt i proform. W Polskim obrocie gospodarczym mamy wiele różnych rodzajów dokumentów handlowych. Prawie każdy rodzaj faktury wygenerujesz w aplikacji abcFaktury Online.

Rodzaje faktur w abcFaktury Online

Regulacje prawne określają, kiedy należy posłużyć się określonym rodzajem faktury. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze z nich. Wszystkie wygenerujesz w abcFaktury Online:

• Faktura VAT - podstawowy dokument księgowy, który służy do rozliczenia podatku od towarów i usług (VAT). Musi zawierać szczegółowe informacje o sprzedawcy, nabywcy, sprzedanych towarach lub usługach, cenach, stawkach podatku VAT i łącznej kwocie do zapłaty.
• Faktura walutowa - faktura wystawiana w walucie obcej, stosowana w transakcjach międzynarodowych. Umożliwia rozliczenie sprzedaży towarów lub usług w walucie innej niż waluta krajowa sprzedawcy.
• Faktura eksportowa - specjalny rodzaj faktury używany podczas sprzedaży towarów za granicę. Musi zawierać dodatkowe informacje wymagane przez przepisy celne, takie jak kod taryfowy towaru oraz kraj pochodzenia.
• Faktura WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) - dokument stosowany podczas sprzedaży towarów w transakcjach między przedsiębiorstwami z różnych państw członkowskich Unii Europejskiej, gdzie sprzedawca nie nalicza VAT-u, a nabywca jest zobowiązany do rozliczenia w kraju odbioru towaru.
• Faktura zaliczkowa - wystawiana w momencie otrzymania przez sprzedawcę przedpłaty lub zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi. Podaje kwotę zaliczki i zawiera informacje o planowanej transakcji.
• Faktura korygująca - dokument wystawiany w celu skorygowania błędów w wystawionej fakturze VAT. Może dotyczyć zmiany ceny, ilości towarów lub innych elementów faktury.

Inne dokumentów handlowe w abcFaktury Online

Faktury to nie jedyne dokumenty handlowe, które funkcjonują w polskim obrocie gospodarczym. W abcFaktury Online wygenerujesz także:

• Rachunek - prostszy dokument niż faktura VAT, który może być wystawiany w przypadkach określonych przez prawo, np. podczas sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Nie zawiera pełnych informacji wymaganych na fakturze VAT.
• Paragon - dokument sprzedaży potwierdzający dokonanie zakupu towarów lub usług. Jest wystawiany głównie na rzecz konsumentów indywidualnych i nie służy do rozliczeń VAT przez przedsiębiorców.
• E-Paragon - elektroniczna wersja paragonu fiskalnego, która ma taką samą ważność jak tradycyjny paragon papierowy. Jest to nowoczesna forma potwierdzenia zakupu, która może być wysyłana do klientów cyfrowo.
• Faktura Proforma - nie jest oficjalnym dokumentem księgowym i nie służy do rozliczeń podatkowych. Jest to rodzaj wstępnego zobowiązania do zapłaty wydawanego przed realizacją sprzedaży, na przykład w celu umożliwienia nabywcy dokonania przedpłaty.

Sposób rozliczeń

Mówiąc o fakturach, nie sposób pominąć sposobu ich rozliczeń. Aplikacjach abcFaktury Online obsługuje następujące sposoby rozliczeń faktur:

• Metoda kasowa - VAT jest rozliczany w momencie otrzymania zapłaty za towar lub usługę, a nie w momencie wystawienia faktury. Metoda stosowana głównie przez małe przedsiębiorstwa, które korzystają z uproszczonych form rozliczeń z urzędem skarbowym.
• Samofakturowanie - nabywca towarów lub usług sam wystawia sobie fakturę w imieniu i na rachunek sprzedawcy.
• Rozliczenie VAT przez nabywcę (odwrotne obciążenie) - w przypadku niektórych transakcji obowiązek rozliczenia VAT przechodzi na nabywcę. Nabywca jest zobowiązany do rozliczenia zarówno VAT należnego, jak i naliczonego, co w praktyce oznacza, że sam oblicza VAT i na tej podstawie rozlicza się z urzędem skarbowym.
• Split payment (podzielona płatność) - mechanizm podzielonej płatności wymaga zapłaty za usługę/ towar specjalnym przelewem, dzięki któremu kwota VAT z faktury jest wpłacana bezpośrednio na rachunek VAT sprzedawcy, a kwota netto na jego rachunek rozliczeniowy.
• Faktura uproszczona - zawiera mniej informacji niż faktura VAT. Fakturę uproszczoną można zastosować w przypadku transakcji na kwotę do 450 zł lub 100 euro.
• Podatnik zwolniony z VAT (podmiotowo) - dotyczy podatników, którzy ze względu na rodzaj swojej działalności lub osiągany obrót są zwolnieni z obowiązku rozliczania VAT. W takim przypadku faktura nie zawiera VAT, ale musi spełniać określone wymogi informacyjne.
• Podatnik zwolniony z VAT (przedmiotowo) - odnosi się do transakcji lub towarów, które z mocy prawa są zwolnione z VAT. Przykładem mogą być niektóre usługi edukacyjne, medyczne czy społeczne. Faktura za takie transakcje nie zawiera VAT, ale podobnie jak w przypadku zwolnienia podmiotowego, musi zawierać określone informacje.

Jak wystawić fakturę w abcFaktury Online?

Aby wystawić fakturę w aplikacji abcFaktury Online, zaloguj się do aplikacji i postępuj zgodnie z instrukcją:

1. Wybierz przycisk: "Wystaw dok. handlowy".
2. W nowo otwartym oknie wskaż odpowiedni rodzaj dokumentu, np. faktura VAT, faktura WDT, faktura proforma.
3. Następnie zostaniesz przeniesiony do okna generowania dokumentu.
4. Uzupełnij odpowiednie pola i na koniec kliknij: "Zapisz i zamknij".

Oto kilka wskazówek:

• Twój dokument ma status: "W trakcie edycji", dlatego numer dokumentu zaczynają znaki zapytania. Kiedy skończysz prace nad dokumentem i zmienisz jego status na "Zatwierdzony", znaki zapytania znikną.
• Pozycje do faktury możesz dodać z indeksu produktów i usług (jeśli nie prowadzisz magazynu), z magazynu (jeśli prowadzisz pełną gospodarkę magazynową) lub po prostu wpisać.
• Jeśli wystawiasz dokument kontrahentowi z Twojej bazy danych, wystarczy, że wskażesz odpowiedniego kontrahenta - przycisk "Wybierz" ZRZUT
• Jeśli wystawiasz dokument kontrahentowi, którego nie ma w Twojej bazie danych, uzupełnij odpowiednie pola. Kiedy zakończysz pracę nad dokumentem i zmienisz jego status na "Zatwierdzony", kontrahent zostanie automatycznie dodany do bazy danych.
• Przycisk "Pobierz" przy polu "NIP" pozwoli pobrać najnowsze dane dot. danego kontrahenta z bazy CEiDG/GUS.
• Jeśli chcesz, aby na dokumencie pojawiły się dodatkowe uwagi, możesz skorzystać z opcji "Komentarze". Komentarze można dodawać w trzech miejscach: pod numerem dokumentu, przed podpisem, po podpisie.
• Informacje dodane w zakładce "Uwagi" nie przenoszą się do dokumentu (na wydruk ani do wersji elektronicznej). Są widoczne tylko dla zalogowanych użytkowników mających dostęp do danego dokumentu.

Aby wystawić fakturę zaliczkową, korygującą, paragon lub rachunek, postępuj analogicznie. Wystarczy, że w kroku numer 2 wskażesz odpowiedni rodzaj dokumentu.

Jak przekazać fakturę klientowi?

Aplikacja abcFaktury Online pozwala wysłać fakturę klientowi na kilka sposób:

1. Możesz pobrać dokument w formie PDF, wydrukować i przekazać klientowi lub wysłać jako załącznik do e-maila.
2. Możesz udostępnić klientowi link do dokumentu z możliwością płatności on-line.

Automatyczne generowanie faktur w ## Jak wystawić fakturę w abcFaktury Online?