Edycja wygenerowanych dokumentów

Obsługa firmy - zarządzanie sprzedażą, magazynem, ofertowanie i obsługa zamówień to w dużej mierze praca z dokumentami. Niestety, w dokumentach (zwłaszcza tych generowanych w aplikacjach ręcznie - przez użytkowników) zdarzają się błędy. Co wówczas? Czy można dokonać zmian w zatwierdzonym dokumencie? Czy abcFaktury Online pozwala przywracać dokumenty do edycji? Czytaj dalej!

Status dokumentu

Każdy wystawiony w aplikacji abcFaktury Online dokument na swój status. Dla przykładu - kiedy zaczynamy pracę nad fakturą, otrzymuje ona status W trakcie edycji. Status: Skorygowany oznacza, że do dokumentu została wygenerowana faktura korygująca. Dokument, nad którym zakończyliśmy pracę i który jest gotowy do przekazania kontrahentowi, ma status: Zatwierdzony. Więcej o statusach dokumentów przeczytasz w tekście poświęconym zasadom numeracji faktur w abcFaktury Online.

Czy można dokonywać zmian w dokumencie ze statusem "Zatwierdzony"?

Pytanie o możliwość dokonywania zmian w zapisanych dokumentach to jedno z najczęściej przewijających się pytań naszych potencjalnych klientów. Otóż tak, faktury ze statusem "Zatwierdzony" można zmienić (edytować).

Aby przywrócić dokument do edycji, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:

1. W bazie danych znajdź dokument, który chcesz edytować.
2. W widoku dokumentu kliknij ikonkę żółtego ołówka.
3. System poinformuje: Dokumentu o tym statusie nie można edytować! Czy chcesz zmienić mu status i przywrócić do edycji?. Kliknij: Edytuj.
4. W ten sposób odblokujesz dokument i będziesz mógł dokonać w nim zmian.
5. Na koniec pamiętaj, aby zmienić status dokumentu na Zatwierdzony.

Uwaga!

Chcesz przywrócić do edycji dokument handlowy, do którego wcześniej zostały wygenerowane dokumenty magazynowe? Technicznie program daje taką możliwość, chociaż tego nie zalecamy. W takim przypadku po komunikacie: Dokumentu o tym statusie nie można edytować! Czy chcesz zmienić mu status i przywrócić do edycji?, system wyświetli komunikat z jeszcze jednym pytaniem: Do tego dokumentu wystawione są dokumenty magazynowe! Czy chcesz je anulować?. Aby przejść dalej, będziesz musiał zdecydować, czy chcesz anulować wystawione dokumenty magazynowe.

Dokonywanie zmian w zatwierdzonych dokumentach a podstawa prawna

Pamiętaj, jeśli po przekazaniu faktury kontrahentowi zorientujesz się, że dokument zawiera błąd w takich pozycjach jak:

• udzielony rabat
• cena
• stawka/wysokość podatku
• numer NIP kontrahenta itp.

zgodnie z Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT powinieneś wygenerować do faktury fakturę korygującą, tzw. korektę. Nie należy edytować dokumentów, które zostały przekazane kontrahentowi.

Raport zmian - historia modyfikacji dokumentu

Aplikacja abcFaktury Online pozwala wyświetlać tzw. Raport zmian - historię modyfikacji danego dokumentu. Dzięki temu w łatwy sposób zweryfikujesz, który użytkownik i kiedy zmienił coś w dokumencie.

Aby wyświetlić Raport zmian, wybierz odpowiedni dokument na liście, a następnie otwórz jego widok i przewiń na sam dół.

Kliknij Raport zmian. Uruchomisz okno:

Jak widzisz, Raport zmian to informacja o wszystkich zmianach, które zostały wprowadzone w dokumencie - historia modyfikacji dokumentu. Dodatkowo z raportu dowiedz się, czy dokument został wysłany do klienta e-mailem lub czy któryś z użytkowników aplikacji wyeksportował plik PDF z dokumentem.

Tam, gdzie mamy do czynienia z pracą wykonywaną przez ludzi, możemy spodziewać się błędów. Kluczowe jest ich jak najszybsze wykrycie i poprawienie. abcFaktury Online pozwoli Ci szybko i łatwo poprawić ewentualne błędy w dokumentach wystawionych w programie.