Faktury cykliczne w abcFaktury Online

Program do obsługi sprzedaży, który nie tylko pozwoli Ci wygenerować każdy rodzaj faktury i wydrukować paragon fiskalny, lecz także zautomatyzuje Twoją pracę? abcFaktury Online! Jeśli wystawiasz faktury cykliczne, np. za usługi abonamentowe lub wynajem lokalu, skorzystanie z szablonu faktur cyklicznych znacznie przyśpieszy Twoją pracę. Wyeliminujesz powtarzalne czynności a dokumenty będą gotowe zawsze na czas!

Faktura cykliczna w abcFaktury Online - zasady

Aplikacja abcFaktury Online obsługuje tzw. faktury cykliczne. Po Twojej stronie - użytkownika jest przygotowanie szablonu dla faktur cyklicznych i określenie cyklu, zgodnie z którym dokument ma być automatycznie generowany przez system.

Jak przygotować szablon faktury cyklicznej?

Każda faktura cykliczna musi mieć przygotowany odpowiedni szablon, na podstawie którego będzie generowana. Aby przygotować szablon faktury cyklicznej, postępuj zgodnie z instrukcją:

1. Z Menu Modułów wybierz -> Sprzedaż i zakup -> Szablony dokumentów.
2. Kliknij: "Wystaw dokument".
3. W widoku generowania dokumentu cyklicznego uzupełnij wszystkie niezbędne dane.

Wskazówki:

• W polu "Numer dokumentu" znajdziesz zapis #AUTO#. Oznacza to, że wygenerowana na podstawie szablonu faktura będzie miała kolejny wolny numer zgodnie z przyjętymi przez Ciebie zasadami numeracji.
• Uzupełniając nazwę pozycji na dokumencie, możesz dodać zapisek oznaczający bieżący miesiąc: #mmm#.
• Status szablonu nowej faktury cyklicznej musi mieć status: "Szablon cykliczny".

• W oknie generowania szablonu nowej faktury cyklicznej znajdziesz zakładkę: "Dokument cykliczny" To w niej ustawisz kluczowe z punktu widzenia faktury cyklicznej parametry:

  • częstotliwość - co jaki czas faktura cykliczna ma być generowana,
  • pozostało -
  • najbliższe wystawienie.

• W tej samej zakładce możesz zaznaczyć opcję: "Generuj zatwierdzone dokumenty". Spowoduje to generowanie faktur od razy ze statusem: "Zatwierdzony".

Jak wystawić fakturę cykliczną?

W dniu, w którym zgodnie z cyklem powinna być wystawiona faktura cykliczna, system automatycznie wygeneruje dokument. Dokument wpadnie do modułu Sprzedaż i zakup -> Dokumenty sprzedaży. O ile nie zaznaczysz opcji: "Generuj zatwierdzone dokumenty", dokument będzie miał status: "W trakcie edycji". Twoją rolą będzie zmiana statusu dokumentu na "Zatwierdzony" oraz wysłanie dokumentu kontrahentowi.

Jeśli z jakiegoś powodu będziesz musiał wygenerować fakturę wcześniej, odnajdź szablon tego dokumentu i kliknij przycisk: "Generuj teraz". Spowoduje to natychmiastowe wygenerowanie faktury cyklicznej.

Skąd będziesz wiedzieć, że nadszedł czas na wygenerowanie faktury cyklicznej?

Po zalogowaniu się do aplikacji abcFaktury Online na pulpicie znajdziesz sekcję "Asystent Lori". W niej wyświetlają się nie tylko różnego rodzaju ciekawostki, lecz także informacje o aktualnych świętach, bieżących zadaniach oraz fakturach cyklicznych, które w danym dniu należy wygenerować. Informacja o konieczności wygenerowania faktury cyklicznej wyświetli się także w kalendarzu jako zadanie na dany dzień. Zarówno z poziomu kalendarza, jak i asystenta Lori możesz w łatwy sposób - jednym kliknięciem - przejść do generowania faktury cyklicznej. Wystarczy, że klikniesz odpowiedni wpis.

Korzystanie z szablonu faktur cyklicznych przyśpieszy i ułatwi Twoją codzienną pracę. Dokumenty będą gotowe zawsze na czas, a Ty wyeliminujesz powtarzalne czynności oraz ryzyko potencjalnych błędów. Jednocześnie oszczędzisz czas, automatyzując Twoje działania.