Numeracja dokumentów w abcFaktury Online

Prawidłowe zarządzanie numeracją dokumentów - zarówno handlowych, jak i magazynowych - ma kluczowe znaczenie dla firmy. Nie chodzi jedynie o kwestie organizacyjne. Właściwa numeracja dokumentów handlowych wynika wprost z przepisów prawa nakładających na przedsiębiorców obowiązek ewidencji faktur. Jak zarządzać numeracją faktur skutecznie i spełniając wszystkie wymagania prawne? Czytaj dalej!

Numeracja faktur - podstawa prawna

Kwestię numeracji faktur reguluje art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Zgodnie z nim faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie pozwoli zidentyfikować dokument.

Numeracja faktur - zasady

Prawidłowa numeracja faktur powinna być:

• chronologiczna

Każda kolejna wystawiona faktura musi mieć numer wyższy od numeru poprzedniej faktury.

• jednoznaczna

Każda faktura musi mieć inny (niepowtarzalny w ramach roku podatkowego) numer.

• ciągła

W numeracji faktur nie mogą powstawać luki. Nie należy pomijać żadnego numeru ani wstawiać faktur z wsteczną numeracją.

Numeracja w abcFaktury Online

Aby przejść do zarządzania numeracją w abcFaktury Online:

Przejdź do Menu Użytkownika i wybierz -> Ustawienia -> sekcja Firma -> Numeracja dokumentów

Znajdź interesujący Ciebie rodzaj dokumentu, np. faktura VAT. Zostaniesz przeniesiony do następującego widoku:

W tym miejscu możesz ustawić format numeracji, licznik i cykl.

Format numeracji

Ustalając odpowiedni format numeracji, możesz skorzystasz z następujących znaków specjalnych:

• #L# - kolejny numer faktury w ramach roku, np. 1
• #2L# - kolejny numer w dwóch znakach, np. 01
• #4L# - kolejny numer faktury zapisany w 4 znakach, np. 0001
• #Y# - aktualny rok, np. 2023
• #M# - aktualny miesiąc
• #U# - dzień roku
• #UI# - inicjały.

Licznik

Liczba wskazana w polu licznik oznacza numer dokumentu.

Cykl

abcFaktury Online pozwala prowadzić numerację w cyklu:

• miesięcznym
• rocznym
• ciągłym.

Statusy dokumentów

Każdy wystawiany w abcFaktury Online dokument, a więc także faktura, ma swój status. Kiedy zaczynamy pracę nad dokumentem, otrzymuje on status: W trakcie edycji. Oznacza to, że jego numer jest tymczasowy - roboczy. Świadczą o tym znaki zapytania na początku numeru. Po zmiany statusu dokumentu (faktury) na: Zatwierdzony, dokument otrzyma ostateczny numer, a znaki zapytania – znikną.

UWAGA: Numer ostateczny i numer roboczy faktury wcale nie muszą być takie same a znaków zapytania nigdy nie należy usuwać samodzielnie.

Numeracja faktur - najczęstsze błędy

Pamiętaj, generowanie dokumentów handlowych w specjalnie przygotowanej do tego aplikacji uchroni Ciebie przed większością błędów związanych z numeracją dokumentów. Jak to możliwe? Oprogramowanie automatycznie kontroluje numerację dokumentów, a system jest wolny od tzw. błędów ludzkich.

Luka w numeracji faktur

Jeśli zorientujesz się, że w Twojej ewidencji brakuje faktury o określonym numerze, jesteś zobligowany do sporządzenia oświadczenia i przechowywania go wraz z inną dokumentacją księgową.

Zdublowany numer faktury

Jeśli zorientujesz się, że w Twojej ewidencji są dwie faktury o takim samym numerze, które dotyczą dwóch różnych transakcji, skontaktuj się ze swoim biurem księgowym. W takiej sytuacji możliwe jest kilka rozwiązań, a Twoje biuro rachunkowe doradzi Ci najodpowiedniejsze. Prawdopodobnie będzie to:

Przygotowanie notatki do faktury (tzw. opisu faktury)

Opis faktury najczęściej stosuje się, kiedy faktury o tym samym numerze dotyczą różnych przeprowadzonych już transakcji, od których opłacono należny podatek VAT. Co ważne, ten fakt należy zgłosić do urzędu skarbowego.

lub

Korekta obu transakcji

Korekta transakcji oznacza wycofanie jej z obrotu gospodarczego. W tym calu należy wystawiać faktury korygujące do zera do obu faktur ze zdublowanym numerem i zwrot towarów. Wycofane z obrotu gospodarczego transakcje można zrealizować ponownie, dokumentując je nowymi - poprawnymi - fakturami.

Podsumowanie

Prawidłowa numeracja faktur jest jednym z obowiązków przedsiębiorców związanym z prowadzeniem prawidłowej ewidencji księgowej.

Jeśli obsługujesz sprzedaż i wystawiasz faktury w abcFaktury Online, aplikacja pilnuje, aby ich numeracja była chronologiczna, a każdy dokument otrzymał indywidualny numer. abcFaktury Online pozwala prowadzić numerację w jednym z trzech cykli: miesięcznym, rocznym lub ciągłym oraz na ustalanie własnego formatu numerów faktur.

Warto również regularnie monitorować numerację faktur. Pozwoli to szybko wykryć ewentualne błędy i naprawić je. Pamiętaj, że odpowiedzialność za poprawną ewidencję faktur spoczywa na przedsiębiorcy, dlatego zwróć szczególną uwagę na ten aspekt prowadzenia firmy.