Obsługa poczty e-mail w abcFaktury Online

Obsługa poczty e-mail w abcFaktury Online to więcej niż wysyłka faktur wprost z programu. Dzięki wsparciu Lori - inteligentnego asystenta AI - Twoje wiadomości e-mail do kontrahentów zawsze będą bardzo profesjonalne. Asystent AI nie tylko pomoże przygotować Ci e-maile do wysyłki, ale także przetłumaczy otrzymaną wiadomość na język polski. Zarządzanie pocztą e-mail nigdy nie było takie łatwe.

Jak włączyć obsługę poczty e-mail w abcFaktury Online?

Aby włączyć obsługę skrzynek pocztowych w abcFaktury Online, postępuj według następujących kroków:

1. Z Menu użytkownika wybierz -> Ustawienia -> Moduły -> Skrzynki pocztowe.
2. Kliknij: Dodaj skrzynkę.
3. W kolejnych krokach uzupełnij podstawowe informacje na temat Twojej skrzynki e-mail, skonfiguruj serwer SMTP oraz IMAP, podając odpowiedni adres oraz port. Dodatkowo możesz m.in. ustawić odpowiednią stopkę, skonfigurować dodatkowe opcje związane ze skrzynką odbiorczą oraz folderami w skrzynce pocztowej.

Jeśli korzystasz z aplikacji dającej możliwość pracy wielostanowiskowej, pamiętaj, obsługa skrzynek pocztowych powinna być konfigurowana przez Administratora. Zapisane przez niego ustawienia dotyczyć będą wszystkich użytkowników aplikacji.

Ustawienia dotyczące obsługi poczty e-mail w abcFaktury Online

Każdy użytkownik aplikacji może mieć własne ustawienia dotyczące obsługi poczty e-mail. Jest to szczególnie ważne, jeśli korzystasz z aplikacji pozwalającej na pracę wielostanowiskową.

Aby skonfigurować ustawienia poczty e-mail do konkretnego użytkownika, należy postępować według poniższej instrukcji:

1. Z Menu Użytkownika wybierz -> Ustawienia -> Konfiguracja użytkownika -> Poczta e-mail
2. Z tego poziomu możesz skonfigurować ustawienia lokalne obsługi poczty e-mail, m.in. sposób wyświetlania wiadomości, rodzaj okna redagowania wiadomości, własną stopkę itp.
3. Na koniec klikamy: "Zapisz".

Skrzynka odbiorcza

Informacje o kontrahencie

Jeśli otrzymasz e-mail od kontrahenta, który jest już w Twojej bazie danych, wiadomość e-mail będzie automatycznie powiązana kontrahentem. Z poziomu podglądu wiadomości sprawdzisz podstawowe informacje dotyczące tego kontrahenta - nazwę firmy, numer NIP, ocenę kontrahenta - w formie gwiazdek na podstawie ustalonych przez siebie kryteriów. Jeśli kontrahent zalega z płatnościami, informacja na ten temat wyświetli się w nagłówku wiadomości.

Śledzenie czasu bez odpowiedzi.

Aby usprawnić obsługę korespondencji, możesz odkryć dodatkowe kolumny w widoku korespondencji odbiorczej, m.in.: "Czas bez odpowiedzi". Kolumna "Czas bez odpowiedzi" wyświetlać będzie informację, jak długo nadawca wiadomości czeka na Twoją odpowiedź.

Nadawanie etykiet wiadomościom

Nadawanie etykiet wiadomościom e-mail pozwoli Ci lepiej zorganizować swoją pracę i zaplanować konkretne działania. Przykładowe etykiety to:

• "Do zrobienia",
• "Na później",
• "Odpisywana",
• "Osobista",
• "Ważne".

Aby nadać etykietę wiadomości, zaznacz e-mail na liście, kliknij przycisk "Wykonaj"-> "Ustaw etykietę".

Ustawianie opiekuna wiadomości

Jeśli w Twojej firmie skrzynkę e-mail obsługuje kilku pracowników, skorzystaj z funkcji przypisywania opiekuna do wiadomości e-mail. Dzięki temu sprawnie rozdysponujesz zadania wśród swojego zespołu.

Skrzynka nadawcza

Aplikacja abcFaktury Online umożliwi Ci wysyłkę wiadomości e-mail wprost z aplikacji. Możesz to zrobić na kilka sposób:

1. W widoku głównym (po zalogowaniu do aplikacji) kliknij ikonkę strzałki.
2. Otwórz widok kontrahenta (moduł Kontrahenci), widok jakieś dokumentu wygenerowanego kontrahentowi, np. faktury i kliknij w adres e-mail kontrahenta.
3. Przejdź do modułu Poczta e-mail -> Przychodzące -> Napisz.

Automatyczne e-maile wprost z abcFaktury Online

Dzięki obsługiwanemu przez naszą aplikację systemowi reguł, możesz wysyłać klientom e-maile, np. z linkiem do faktury. Wystarczy, że zmienisz status faktury na "Zatwierdzony", a program automatycznie zapyta, czy wysłać fakturę klientowi e-mailem.

Zarządzanie regułami w abcFaktury Online

Aby ustawić odpowiednią regułę w abcFaktury Online, postępuj zgodnie z instrukcją:

1. Przejdź do menu użytkownika -> Ustawienia
2. Z sekcji "Firma" wybierz "Reguły".
3. Kliknij "Dodaj regułę".
4. Uzupełnij odpowiednie pola, a na koniec kliknij: "Zapisz i zamknij".

Inteligentny Asystent AI w obsłudze poczty e-mail

Aplikacja abcFaktury Online wykorzystuje sztuczną inteligencję AI, co bezpośrednio przekłada się na nowe funkcje związane z obsługą poczty e-mail z poziomu abcFaktury Online. Asystent Lori (AI od BinSoft) pomoże zarówno w obsłudze e-maili przychodzących, jak i wychodzących:

1. Redakcja i korekta tekstu - napisane przez Ciebie wiadomości od tej pory zawsze będą bezbłędne i profesjonalne
2. Tłumaczenia tekstu - napisaną przez Ciebie wiadomość możesz jednym kliknięciem przetłumaczyć na język angielski. Podobnie z wiadomością, którą otrzymałeś od swojego kontrahenta.
3. Wyszukiwanie informacji - jednym przyciskiem wywołasz okno Asystent Lori, z poziomu którego możesz, np. poprosić Lori o wyszukanie niezbędnych danych zarówno w bazie danych aplikacji, jak w Internecie.