Oferta handlowa - jak wygenerować?

Oferta handlowa to dokument często wykorzystywany na początku procesu sprzedaży. Służy do zaprezentowana potencjalnemu klientowi warunków handlowych. Jest jest traktowana jako kontynuacja rozmów biznesowych lub podstawa płatności - podobnie jak dokument faktury proforma - mimo że (tak jak proforma właśnie) nie jest dokumentem handlowym.

Jak wygenerować ofertę handlową w abcFaktury Online?

Aby wygenerować ofertę w abcFaktury Online postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:

1. Zaloguj się do aplikacji.
2. Z Menu modułów (Nawigacja) wybierz Oferty -> Oferty wychodzące -> Wystaw dokument
3. Uzupełnij odpowiednie pola dokumentu, a na koniec kliknij przycisk: Zapisz -> Zapisz i zamknij -> Przygotowana

Wystawianie oferty handlowej w abcFaktury Online - wskazówki

• Zacznij od uzupełnienia kontrahenta. Możesz wskazać kontrahenta, który jest już w Twojej bazie danych. Jeśli wystawiasz ofertę kontrahentowi, którego jeszcze nie ma w Twojej bazie danych, zacznij od wpisania jego numeru NIP. Na tej podstawie aplikacja automatycznie pobierze dane z bazy CEiDG/ GUS, a Ty będziesz musiał uzupełnić jedynie dane kontaktowe - numer NIP i telefon. Po zmianie statusu oferty na Przygotowana Kontrahent zostanie dodany do Twojej bazy danych.

• Tworząc ofertę, możesz określić jej temat oraz takie parametry jak:

  • termin realizacji
  • forma dostawy
  • ważność.
    
    
• W polu Osoba wystawiająca dokument automatycznie pojawią się dane zalogowanego użytkownika aplikacji abcFaktury Online. Pamiętaj, możesz je zmienić.
• Możesz dodawać komentarze do oferty. Będą one widoczne w określonym miejscu dokumentu: pod numerem dokumentu, przed podpisem lub po podpisie.
• Możesz dodawać uwagi do dokumentu. Uwagi nie będą widoczne na dokumencie, a jedynie w systemie abcFaktury Online.
• Oferta może być w innym języku i w innej walucie niż te, w których na co dzień generujesz dokumenty.
• Oferta może mieć różne statusy: W trakcie edycji, Przygotowana, Zaakceptowana, Oczekiwanie na płatność, Zrealizowana, Odrzucona, Anulowana.

Szablon oferty

Na dzień dzisiejszy aplikacja abcFaktury Online udostępnia dwa szablony wydruku ofert do wyboru. Dodatkowo (z poziomu ustawień wydruku) możesz odkryć na ofercie, np. swoje logo.

Jak udostępnić ofertę handlową kontrahentowi?

Aplikacja abcFaktury Online daje kilka możliwości udostępnienia kontrahentowi oferty handlowej.

1. Wydruk dokumentu oferty.
2. Pobranie dokumentu oferty w formie PDF i wysłanie e-mailem.
3. Wysłanie e-maila z ofertą wprost z aplikacji abcFaktury Online
4. Udostępnienie oferty w formie elektronicznej (w postaci linku do oferty) z możliwością jej zdalnej akceptacji i/ lub opłacenia on-line.

Generowanie innych dokumentów na podstawie oferty handlowej

Aplikacja abcFaktury Online umożliwia generowanie innych dokumentów na podstawie dokumentów wystawionych w przeszłości. Dzięki temu:

1. Wygenerujesz ofertę podobną na podstawie istniejącej.
2. Wygenerujesz fakturę z oferty.
3. Wygenerujesz zamówienie z oferty.

Dzięki temu nie będziesz musiał na nowo uzupełniać tych samych danych i zminimalizujesz ryzyko tzw. błędów ludzkich podczas generowania dokumentów.

Aby wystawić dokument na podstawie oferty, postępuj zgodnie z instrukcją:

1. Na liście ofert znajdź potrzebny dokument i otwórz jego widok.
2. Kliknij ikonkę skrzyżowanych narzędzi
3. Wybierz odpowiedni przycisk, np. Wystaw podobny, Wystaw dok. handlowy, Wystaw dok. zamówienia. W ten sposób zostaniesz przeniesiony do okna generowania nowego dokumentu. Do nowego dokumentu zostaną przeniesione dane z oferty, m.in. pozycje z oferty i dane kontrahenta.

Czy można dokonać płatności na podstawie oferty handlowej?

Oferta nie jest wiążącym dokumentem handlowym tak jak np. faktura VAT. Co to oznacza? Pod kątem księgowym to dokument podobny do proformy - z jego wygenerowaniem nie wiąże się konieczność zapłacenia podatku. Jednakże kontrahent może dokonać płatności na podstawie oferty. Wówczas sprzedawca musi wygenerować odpowiedni dokument handlowy powiązany z ofertą.